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뛰어난 CEO들이 시간을 효율적으로 활용해서 생산성을 높이는 8가지 방법

썬도그 2014. 3. 18. 15:19

세상에서 가장 공평한 것은 시간입니다. 부자나 가난한 사람이나 주어진 시간은 동일합니다. 하지만 깊게 따져보면 이 시간도 솔직히 공평하지는 않습니다. 예를 들어서 부자 아빠를 둔 대학생은 시험기간 내내 도서실에서 공부하지만 가난한 아빠를 둔 대학생은 학비를 벌기 위해서 시험 기간에도 편의점에서 알바를 합니다. 따라서 시간도 따지고 보면 공평하지 않습니다.

그럼에도 가장 공평한 것은 시간입니다. 물리적 크기가 모든 사람에게 동일하기 때문이죠. 
부자들이 가장 아까워 하는 것은 돈이 아닌 시간입니다. 돈이야 넘치고 때문에 큰 신경을 쓰지 않지만 시간은 자기가 제어할 수 없고 획득 할 수 있는 것이 아니기에 시간을 가장 아까워하고 아주 잘 활용합니다. 반면, 시간이 넘치는 사람들은 부자가 아닐 확률이 높습니다. 

부자들은 시간을 아주 잘 활용합니다. 그 이유는 시간 아까운 것을 잘 알기 때문입니다. 부자 말고 CEO들도 시간 활용을 아주 철두철미하게 합니다. 특히 유능한 CEO들은 시간 활용을 아주 잘하는데요.  시간 활용을 잘 해서 생산성을 높이는 방법 8가지를 소개하는 글을 소개합니다.



원문 : http://firstround.com/article/70-of-Time-Could-Be-Used-Better-How-the-Best-CEOs-Get-the-Most-Out-of-Every-Day

기업의 수장인 CEO는 평균 1일 14시간 X 300일 = 1년에 4,200시간을 근무합니다. 4,200시간도 많다고 느끼지만 기업의 CEO들은 이 시간도 모자르다고 합니다. CEO들은 30% 시간을 메일 체크 활용하고 3분의 1을  모임에 할애하고  나머지 시간에는 공부에 소진 합니다. 

유능한 CEO 옆에서 1년 동안 많은 시간을 같이 보낸 Bill Trenchard씨는 초인적인 능력을 보여주는 CEO들이 생산성을 높이기 위해서 시간을 효율적으로 활용해서 100% 이상의 성과를 보이는 시간을 효율적으로 활용하여 생산성을 높이는 8가지 방법을 소개 했습니다. 





1. 명확하게 거절해라

회사가 성장하면 사원도 늘어나고 인맥도 넓어집니다. 자연스럽게 외부인과의 미팅도 회식도 늘어나게 됩니다. 
인맥이 넓어지면 필연적으로 옛 친구로 부터 누구 누구를 소개해 달라고 부탁을 받게 됩니다. 이러한 요청은 적당한 선을 긋고 단호하게 거절을 해야 합니다. 거절하지 못한 미팅으로 인해 많은 시간을 허비할 수 있습니다.  
거절을 할 때는 실례가 되지 않게 주의를 해서 거절을 해야 합니다. 이런 청탁이나 부탁이 많아지면 탬플렛을 만들어서 이메일로 거절 의사를 전달하는 것도 하나의 방법입니다.  




2. 이메일 체크를 효율적으로 해라

이메일을 체크하고 읽는 것 만으로도 많은 시간을 소비합니다. 이메일을 읽는 시간을 줄이기 위해서는 수신 될 때 마다 메일 읽기를 하거나 하루에 메일 확인 하는 시간을 2~4회로 제한하거나 중요한 메일만 걸러내서 안내하는 소프트웨어를 사용하는 방법이 효율적입니다. 

만약 2분안에 메일을 회신할 수 있다면 즉시 응답하는 편이 메일에 할애하는 시간을 더 절약할 수 있습니다. 구글 Gmail을 사용하는 사람들은  단축키를 이용하면 메일을 읽는 시간을 30% 감소할 수 있습니다. 



3. 건강과 체력을 관리해라

현대인은 운동하는 시간이 줄어서 하루에 평균 9.3 시간 의자에 앉아 있습니다. 이는 수면 시간 보다 더 깁니다. 하루 종일 의자에 앉아 있는 것은 생산성에도 악영향을 줍니다. 운동도 하고 일도 하는 방법 중 하나는 1대 1 미팅 때 공원을 걸으면서 이야기를 하는 것이 좋습니다. 



4. 단순 반복 작업은 부하 직원에 맡겨라 

하루에도 몇번이나 반복하는 일은 작업 내용을 상세히 적은 설명문을 적어서 부하 직원에게 맡기는 것이 시간을 절약할 수 있는 방법입니다. 성공한 신생 기업들은 대부분 누구든지 할 수 있는 단순한 작업은 작업 방법 및 절차를 시스템화서 누구라도 쉽게 따라할 수 있게 했습니다. 



5. 외부 미팅의 아쉬움은 사적인 연락으로 만남의 깊이를 깊게 해라

비지니스 파트너나 주요 고객 등 외부 미팅은 충분한 인맥을 구축하기에는 시간이 모자릅니다. 이런 모자른 시간은 사적인 연락으로 상대방과 보다 깊은 인간 관계를 구축할 수 있습니다. 



6. 사내 회의를 줄여라 

신생 기업은 너무할 정도로 미팅을 자주 합니다. 중요하지 않는 회의는 줄여야 합니다. 필요한 것만 정리 한 자료를 작성하여 공유 폴더나 클라우드 등에 저장해서 다른 직원들이 읽도록 지시를 하면 불필요한 회의를 줄일 수 있습니다.  프로젝트의 방향을 결정하는 중요한 회의는 차분하게 생각을 하고 정리한 후 회의 실행을 결정합니다.  이렇게 만반의 준비를 하고 회의를 하면 회의에서 프로젝트 세부사항이 결정 되면 바로 일을 시작할 수 있습니다.




7. 도우미를 활용해라

일을 도와주는 좋은 소프트웨어를 이용해서 생산성을 향상 할 수 있습니다. 그러나 소프트웨어는 한계가 있습니다. 따라서 자신을 도와줄 어시스턴트(도우미)를 고용합니다. 도우미는 외부에서 채용해도 되지만 가능하면 사내에 상주하는 직원 중에서 풀타임으로 고용하는 것이 좋습니다.




8. 팀원들을 격려해라 

사내를 돌아 다니면서 직원들에게 여러가지 말을 붙입니다. "직장 생활에 어려운 점은 없는가?" 등을 물어 보면서 팀원이나 부하 직원들을 격려합니다. 직원 중에는 실패를 두려워해서 신중하게 일을 하는 직원도 있는데 이런 직원은 작업 속도가 무척 늦습니다. 이런 직원에게는 작은 실수는 신경 쓰지 말라고 격려를 해주면 직원의 생산성은 높아집니다.  

일을 해보면 아시겠지만 한 직원이 작업 속도가 느려지면 병목 현상에 의해서 전체 직원의 작업 속도가 느려지게 됩니다. 이럴 때 격려를 통해서 작업 속도를 높이고 생산성을 높히면 결과적으로 CEO의 시간이 늘어나 시간을 더 효율적으로 활용할 수 있습니다



가장 공감이 가는 내용은 1번, 명확하게 거절하라입니다. 단호하게 거절하면 예의가 없어 보이니 안 되고 명확하게 할 수 없거나 만날 수 없다고 말을 해야 합니다. 그래야 불필요한 시간과 에너지를 줄일 수 있습니다. 우유부단한 사람이 이리저리 약속을 다 잡아서 흥미도 관심도 없는 모임에서 인상 쓰고 있죠. 차라리 단호하게 가지 못하겠다고 말하는 것이 서로에게 더 좋습니다. 

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