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IT/IT월드

팀업무를 한눈에 들여다 볼 수 있는 웹서비스. 팀오피스

by 썬도그 2010. 10. 14.
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마이클 해머 가 쓴 책 "빨리 싸고 멋지게" 는  열심히 일하지 말고 똑똑하게 일하라고 말하고 있습니다.
생각해보면 우린 성실만을 강조하는 사회에서 살아온 듯 합니다.  걔 일은 못해도 성실하잖아. 라는 말은 하나의 미덕이었죠
하지만 예전의 그 성실이 통하던 시대가 아닙니다.  아둔하고 어리석으면서 성실하면  그것 만큼 회사에 피해를 주는 일도 없죠

인부불러서 일당 주고 해결하면 더 싸고 빨리 끝날 수 있는데  회사에 충성심을 보이겠다는 의지가 충만한건지 
일당 아낄려고 자기가 직접 노동력을 동원해서 일하다가 허리가 삐긋해서  3일간 병원에 누워있으면 그게 현명한 걸까요?
분명 20세기는 성실이 통하던 시대고 지금도 성실이 통하긴 하지만  그 성실보다 앞서야 하는게 "똑똑"입니다.

회사나 공무원들의 업무처리 같은것을 지켜보다 보면  정말  느려터치고 업무처리를 답답하게 하는 모습이 있습니다.
담당자가 아니면  그 사안에 대해서 전혀 모르는 , 회사직원은 5명 밖에 안되는데 누가 무슨일을 진행하는지 어떤 일을 전혀 모르는 회사를 보고 있으면  그 회사의 미래가 그려집니다.  발전은 없고   현상유지만 겨우하다가  역사의 뒤안길로 사라지겠죠

책 "빨리 싸고 멋지게"는 이런 우리안의 불합리하고 비효율적인 업무프로세서를 뜯어 고치라고 지적하면서  각자 놀지 말고
파티션 넘어 동료들이 무슨 일을 하는지에 대한 관심을 가지고  서로 협업하라고 지적하고 있습니다.

옆 부서가 뭐하는 부서인지 무슨일을 하는지는 모르지만  그 부서가  칭찬을 받았다면 화장실이나 자판기 앞에서 다른 부서나
씹어되고 있는 못난 모습들이 우리는 참 많습니다. 다른 부서 뿐인가요?   같은 부서 같은 팀에서도  다른 팀원이 뭐하고 있는지
아는 사람은 팀장 달랑 하나 밖에 없습니다.   팀장은  보고서 올라온것 싸인하고  업무지시하고  싸인하고  단순 반복작업을
하다가  그 팀원이 아파서 회사 못 나오면 회사 난리가 납니다. 

팀장은 팀장대로 팀내에서 역활은 못하고  관리자적인 일에 하루의 3분의 1을 보내는 모습,  구시대적으로 종이보고서에 싸인하고 도장찍고 있는 모습,  이런 비 효율적인 시스템이 고착화 된 회사는 발전하기 힘듭니다.  보고서가 중요하지 않은 것은 아닙니다 보고서 중요하죠
그러나 그걸 종이 말고 컴퓨터로 처리하면 정말 편하지 안을까요?

그래서 나온 오피스 프로그램들이 많이 있습니다.
그러나 오늘 소개할 오피서 프로그램은  좀 다릅니다.  웹에서 사용할수 있는 오피스 팀오피스입니다. 


프로젝트, 일정관리를 할 수 있는 웹서비스(스마트 폰도 활용 가능),TeamOffice
2천년도 초에 서버유지보수를 할 때 가장 짜증 나는 일이 서류였습니다.
워낙 펜대 굴리고 서류 만드는거 싫어하는 체질이여서 서류작성 할려고 하면 머리가 지끈 거립니다.
블로그 같은 편한 글쓰기면 대환영이지만  서류의 딱딱한 글쓰기는 정말 싫어 합니다.

가장 짜증났던것이 A/S방문일지 작성하는 것이고  그걸 손필기로 적고 있으면 그냥 혈압이 상승합니다.
거기에  회사 들어오면 회사원들 이라면 누구나 다 쓰는 일일업무일지와 주간업무일지를 씁니다. 
쓴 일지는 팀장에게 제출하고 팀장은 싸인후 책상위에 올려줍니다.  일일업무일지라고 해도 형식적인 것 뿐이죠

짜증나서 프로그램 개발팀 팀장에게 부탁해서  회사 홈페이지를 이용해서 A/S방문일지를 웹에서 타이핑해서 
넣을 수 있고 프린팅하면 바로 A/S 방문일지로 사용할 수 있게 해달라고 부탁했고 10일만에  결과물이 나왔습니다
이후 팀원들의 칭찬이 쇄도했습니다  XX대리님 덕분에  A/S할때 정말 편해졌어요.  이 칭찬은 사장님 귀에 까지 들어가고
과한 칭찬을 받았습니다. 

팀오피스(http://www.teamoffice.com/ad/VMB20100903_001?rtnurl=)) 이런 업무일지,주간업무일지,보고서, 각종 서류등을 온라인 상에서 입력하고 결제를 온라인상으로 하며  업무지시도  온라인상에서 받을 수 있습니다.  업무보고와 지시를 회의를 통해서가 아닌 바로 온라인상으로 할수 있음을 넘어서  출근체크및, 프로젝트 관리 까지 할 수 있습니다.

사실 프로젝트 하나 하는데 같은 팀원이라도  옆 팀원이 뭘하고 있는지 잘 모르죠.
그래서 회의를 자주하죠. 회의를 자구해봐야 자기 맡은 일 지시가 아니면 먼산쳐다보기를 할 뿐입니다. 
 

이 팀오피스는 자신이 속한 프로젝트의 진행과정및 자신이 할일 등을 한눈에 볼 수 있는게 특징입니다.
옆 팀원이 무슨일을 하고 오늘 일정이 어떤지를 쉽게 알 수 있죠. 따라서 여러팀원들이  타른 팀원의 업무과정및 업무할당량을
물어보지 않고 쉽게 확인할 수 있고 그에 따라서 업무부탁이나 지시를 할 수 있습니다
또한 외근직이 많은 회사에도 좋은 서비스이죠


특히 작은 회사이면서  외근직이인 영업직이나 A/S기사를 둔 회사라면 더 필요하죠. 스마트폰으로 쉽게 접속해서
업무보고나 결과보고, 업무일지등을 쓸 수 있고 자신의 일정을  스마트폰으로 체크할 수 있습니다. 


이 서비스는 유료서비스입니다. 

이 서비스는 삼성, 엘지 같은 대기업용은 아닙니다. 그런 대기업들은 수억짜리 오피스프로그램을 따로 쓰고 있겠죠.
이 서비스는 50인 이하의 중소기업에게 사용하면 좋은 서비스입니다.  비싼 오피스 관리프로그램을  따로 사기도 힘든 회사에게 사용하면 좋습니다.



사용후기



프로젝트 진행하기

1개월 체험프로그램이 있어 지금 테스트 중입니다.
한명이 개설하고  팀원들을 초대할 수 있습니다.   초대를 받고 회원가입을 하면 바로 팀원으로 합류할 수 있습니다.

설정은  DSLR 신제품 발표 프로젝트로 정해보고 시작해 봤습니다.


일정은 달력이 나와서 찍어주기만 하면 됩니다. 

업무관장을 하고 세세한 일정을 먼저 잤습니다. 업무의 상하관계는 쉽게 이동이 가능합니다. 




담당자 배정이 중요하죠. 담당자 배정은 회의를 통해서 결정된 사항을 토대로 지정해 주었고 기한도 설정했습니다.




팀장이 업무 분리및 관장을 하면  팀원들의 현황판에 일정이 쭈루룩 나옵니다.  프로젝트 진행 상태도 한눈에 알 수 있죠




팀장이 갑자기 업무가 생겨서  팀원에게 지시를 할때도 전화나 육성으로 호출할 필요가 없습니다.
조용히 팀원에게 신규업무 등록을 하면 팀원의 창에 소리가 나면서  업무전달 메세지가 뜹니다.  팀장이 블로그 썬에게 
파워블로거 주소록 얻어오라고 지시했네요.  



블로그 썬 업무창에 신규업무가 도작했네요. 업무는  보고서 형태로 제출하던가 웹서식형태로 제출하면
보고서가 팀장에게 날아갑니다. 승인여부를 선택할 수 있는데  승인여부가 있으면 팀장이 승인을 해야 업무가 종결됩니다.
결제서류 왔다갔다 할 필요가 없죠

블로그썬이 업무를 마치고  승인요청을 헀는데 코멘트를 까칠하게 달았습니다. 







홍보팀장 스팀잡스가  스팀이 돌았고  점잖게 승인거부를 했습니다.




또한 캘린더 기능으로 자신및 동료의 일정을 한눈에 파악할 수 있습니다.



매일 쓰는 업무일지 웹에서 쉽게 작성하기

업무일지 정말 짜증나죠. 한글이나 워드로 타이핑하기도 짜증나고 그걸 출력해서 업무일지 철에 철하는것도 짜증나고
하지만 웹에서 하면 좀 더 편하겠죠. 팀오피스에는  보고서라는 메뉴가 따로 있습니다. 

보고자를 지정하고 날짜를 지정한후 승인자를 선택합니다.  보고서식은 팀오피스에서 제공하는 몇개의 서식들이 준비 되어 있습니다



이 보고서를 불러와서 등록하면 웹에서도  일일업무일지를 쓸 수 있습니다. 



웹에서도 간단하게 업무일지를 사용할 수 있는데 회사만의 양식이 따로 있다면 팀오피스측에 요구를 하면 됩니다.
직접 입력해 봤는데  그런대로 쓸만 합니다. 다만 좀 뻑뻑한 느낌이 아는데  기술적 한계인듯 합니다
저게 안되면 PC에서 한글이나 워드로 치고 파일로 첨부해도 됩니다. 



업무보고서는 누가 냈고 안냈는지 쉽게 알 수 있습니다. 


재미있게도 업무보고서 쓰라고 메일도 날아 옵니다. 


팀오피스를 좀 다뤄봤는데 기분 좋게도 익스,파이어폭스,크롬에서도 잘 작동합니다. 프로그램에 몇몇 버그가 보이기도 하고 좀 더 편한 기능이 더 있으면 하는 것도 있긴 합니다. 필요한 기능은  개발사인 다우기술에 요청을 하면 됩니다. 



중소기업에서 이 웹오피스인 팀오피스를 써보고  맘에 드시면 도입하는것도 괜찮을 듯 싶네요.
다만 웹으로 이루어지다 보니  보안이 약간 걱정이긴 합니다. 하지만 스마트폰에서도 사용할 수 있고 외부에서도 쉽게 회사업무보고를 할 수 있는 점은 좋네요.  보안과 편리는  양날의 칼인가 봅니다. 편할수록 보안이 걱정이고 불편할 수록 보안은 강화되고  판단은 써보시고 
해보시면 좋을듯 하네요


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